Att nyanställda väljer att avsluta sin anställning redan under de första veckorna på den nya arbetsplatsen är en skrämmande, speciellt när man ser till hur mycket organisationer investerar i att hitta och attrahera nya talanger.
En kombination av att du som handledare ofta har ont om tid och att den nya kollegan på kort tid blir överöst med ny information, nya intryck, arbetsuppgifter och otydligt uppsatta mål gör att man enkelt skapar en stressig och osäker miljö som inte känns bra för någon.
Att lägga ner tiden för att skapa en mer kvalitativ, genomtänkt och skalbar onboarding process är därför en väl placerad investering som man ofta får igen flera gånger om.
Att etablera en bra onboarding process med effektiv kunskaps- och informationsdelning optimerar inte bara förutsättningarna för att ta in nya kollegor, det gör det också lättare att flytta individer inom organisationen, till nya positioner och nya möjligheter!
Våra tips för en kvalitativ onboarding
1. Börja dela information tidigt
Det är oftast dagarna och veckorna precis efter att personen har skrivit på anställningsavtalet som hen är mest intresserad och engagerad i både sin nya arbetsplats och sin roll. Dra nytta av denna tiden för att dela informell information som personen i lugn och ro kan gå igenom.
Presentera företaget, er historia, vision, personens nya kollegor, saker som är bra att veta. På detta sättet minskar ni informationen som individen måste ta in när hen kommer till arbetsplatsen, istället kan energin läggas på att komma på plats och träffa kollegorna.
2. Skapa ett tydligt schema för första veckan
Innan man har blivit varm i kläderna kan det vara skönt att veta vad man kan förvänta sig under den första veckan på sin nya arbetsplats. Genom tydligt schema skapar ni inte bara en mer välkomnande och inkluderande miljö utan också en trygg känsla för er nya kollega.
3. Sätt upp tydliga mål och förväntningar
Som handledare kan det vara svårt att avsätta en större del av sin tid åt den nya kollegan, en stor fara under den första tiden är att de känner sig lite bortglömda och vilse när ni måste återgå till era dagliga sysslor. Genom att tillsammans sätta upp och skriva ner tydliga mål och arbetsuppgifter för den inledande perioden skapar ni mycket bättre förutsättningar för att personen på egen hand ska kunna driva sitt eget arbete.
4. Dela utbildningar innan första dagen
Har ni mindre presentationer, utbildningar och certifieringar som personen måste gå igenom för att kunna komma igång i sin nya roll? Genom att skapa mindre digitala kurser (också kallat micro learning) kan ni dela dem till er nya kollega redan innan dag 1 och de kan gå igenom och repetera kurserna i sin egen takt, när det passar dem bäst. Som handledare kan du sedan smidigt följa upp deras progression.
5. Dokumentera viktiga processer
Genom att dokumentera vad ni gör i olika situationer och hur ni utför viktiga arbetsuppgifter skapar ni bättre förutsättningar för att nya personer. Ni kvalitetssäkrar även arbetet och ser till att samtliga personer i teamet följer samma processer.
6. Ge enkelt tillgång till allt – på ett ställe
Vi lägger i snitt cirka 5 timmar i veckan på att leta efter relevant information för att utföra vårt arbete, är man ny på jobbet så är denna siffra betydligt högre. Anledning till detta är att kunskapen, filer och dokument ligger utspridda på flera olika ställen. Genom att samla allt detta i en sökbar och organiserad kunskapshubb gör man det inte bara enklare att hitta relevant information för att utföra sitt arbete, man sparar även väldigt mycket tid.
