Idag står de flesta organisationer, oavsett storlek, inför stora utmaningar när det blir allt vanligare med hybrida arbetsplatser. Rotationen mellan kollegor och positioner är hög. Vilket resulterar i att information och processers relevans kortast ner innan de behöver uppdateras.
Större organisationer har sedan länge tampats med dessa problem och svaret har ofta varit att införskaffa stora komplexa system och anlita konsulter. Men hur ska man som en mindre eller medelstor organisation klara av att tackla dessa utmaningar? Samt skapa effektivare kunskapsdelning och processer utan de resurser som jättarna har?
Traditionellt sätt har man valt att skapa stora e-learning utbildningar för att få ut kunskap i organisationen, men detta har under flera år visat sig vara både dyrt, tidskrävande och ineffektivt. I grunden handlar det om att göra kunskapen inom organisationen mer tillgänglig. Det kan innebära att man behöver dokumentera arbetsprocesser, skapa checklistor för olika moment, spela in korta tutorials, samla viktiga arbetsdokument och verktyg på ett ställe m.m.
Att etablera en bra onboarding process med effektiv kunskaps- och informationsdelning optimerar inte bara förutsättningarna för att ta in nya kollegor. Det gör det också lättare att flytta individer inom organisationen, till nya positioner och nya möjligheter!
1. Börja i en liten skala
Att få med hela organisationen samtidigt kan kännas som en näst intill omöjlig uppgift att klara av. Istället kan ni fokusera på en avdelning eller ett team och bygga upp ett “Proof- of-concept” som sedan kan appliceras på avdelningar i organisationen. Ett exempel kan vara att man börjar med att skapa en kunskapshubb för säljteamet där de samlar allt ifrån utbildningar, information om produktuppdateringar, prislistor, processer och viktiga filer. Andra kan sedan ta inspiration från deras upplägg och applicera till sitt eget team.
2. Skapa en tydlig struktur
Bestäm tillsammans i teamet vad er kunskapshubb ska innehåll och sedan hur den ska vara uppbyggd. Ska ni dela upp hubben i kategorier baserat på ämne, arbetsuppgift, syfte eller något annat som passar ert team bättre? Utan en tydlig struktur hamnar man snabbt tillbaka på ruta 1 av kaos och oordning.
3. Identifiera det kritiska
Det kan vara svårt att veta exakt vad man ska lägga upp i kunskapshubben, risken är då att man börjar i fel ände och lägger upp allt möjligt som berör ämnet eller området. Se över ert dagliga arbete, vilka är de mest kritiska processerna och vad är viktigast att alla i teamet har tillgång till? Börja där och utveckla hubben stegvis allt eftersom att ni ser att saker saknas.
4. Samla innehållet
Det är nu dags att lägga in det relevanta innehållet i hubben. Mycket har ni troligtvis redan skapat sedan tidigare i dokument och filer medans endel måste skapas från grunden som manualer, checklistor och guider. Det positiva med att skapa en hubb i Skillboost är att ni kan inkludera allt innehåll, oavsett var det är skapat eller i vilket format. Vi erbjuder även ett komplett produktionsverktyg för att skapa allt ifrån manualer, presentationer, checklistor och mindre kurser.
5. Fördela ett tydligt ansvar
Sätt upp tydliga mål, ansvarsområden och rutiner i teamet. Utan tydliga mål och ett tydligt ansvarstagande rinner arbetet enkelt ut i sanden och innehållet hålls ej uppdaterat. Utse en “ansvarig ambassadör/administratör” för varje kunskapshubb. Denna person ansvarar för att innehållet finns på plats och hålls relevant. Detta kan till exempel vara en team ledare, arbetsledare, en ämnesexpert eller avdelningschef.
