Tips

Hur fångar man den informella kompetensen i företaget?

Vad är informell kompetens?

Den informella kompetensen är sådant som medarbetare lär sig av kollegor, eller på egen hand tar initiativ till att leta upp, med syftet att förbättra sina kunskaper eller färdigheter på ett område, t ex genom att använda Google eller Youtube. Problemet när medarbetarna börjar söka information via dessa kanaler är att ingen har kvalitetssäkrat den, den kan t o m vara flera år gammal och inaktuell.

a group of people listening to their mentor
Vilka arbetsprocesser?

Börja med de arbetsprocesser där ni direkt skapar värde. Det kan vara hur man skapar en rapport, hanterar röntgenutrustningen, eller hur du servar en produktionsmaskin. Det kan också vara delar i en onboarding av nya medarbetare, eller vid jobbrotation. Att skapa guider, checklistor, manualer och dokumentera hela arbetsflöden skapar värde genom att det underlättar för den som är ny på arbetsuppgiften men också för att det frigör tid för den som är ämnesexpert, många frågor och fel undviks.

Hur går man tillväga?
  • Analysera vilka arbetsprocesser som, utifrån behov, är speciellt kritiska och där dokumentation skulle vara till hjälp

  • Se vem/vilka som besitter den kunskapen och på så sätt är ämnesexperter inom det specifika området

  • Samarbeta med ämnesexpert för att enkelt dokumentera arbetsflöden och sedan skapa checklistor, manualer i textform och komplettera med bilder och filmer – det kan vara enkla mobilinspelningar eller bilder som kompletteras med ljudfiler

  • Testa att er dokumentation faktiskt fungerar (se vad som används eller ej)

  • Tänk på att revidera och alltid hålla dokumentationen aktuell så att den är tillförlitlig

💡 Involvera medarbetare/ämnesexperter och se till att det är de som beskriver arbetsprocesserna.

Skapa obegränsat antal team wikis med sökbara manualer, guider och kurser!

Hur gör man det enkelt för ämnesexperten?

Dina medarbetare/ämnesexperter är ofta upptagna, det är därför viktigt att göra det lätt för dem att dela med sig av sina kunskaper och erfarenheter.

Några exempel:

  • Använd mallar för checklistor och guider med en grundstruktur där de själva kan fylla i.

  • Använda mobilen för bilder och enklare inspelningar där man i efterhand kan lägga till beskrivande text eller röst.

  • Använd befintliga material såsom PP, worddokument etc, lägg in materialet grovt och samarbeta sedan med att förfina struktur och texter.

  • Lägg tillsammans upp rutiner för uppdateringar och uppföljning

Hur gör man det då enkelt för den som ska ta del av informationen?

Beroende på vilken arbetsprocess det gäller måste ni situationsanpassa möjligheten att ta del av informationen.

Några exempel:

  • En servicetekniker som är ute på språng behöver få information enkelt via mobilen

  • En nyanställd barrista kan få stöd genom att enkelt scanna QR koder som informerar t.ex om vad som ingår i en cafe latte

  • Genom kunskapsbaser inom specifika ämnesområden kan era medarbetare själva enkelt söka den information de behöver, oavsett enhet

Ladda ner kostnadsfri toolbox!