Effektivisera uppstarten av nyanställda

Skillboost insights:

Effektivisera uppstarten av nyanställda

Flera av de organisationer som söker sig till Skillboost står inför snarlika utmaningar. De har relativt ofta nya personer som kommer in i organisationen (ofta yngre), de växer snabbt eller är etablerade/ utspridda över flera olika geografiska platser samtidigt.

Den ofta gemensamma nämnaren för dessa organisationer är att de frekvent anställer nya personer som behöver vägledning för att snabbt komma igång i sin nya arbetsroll. Att hela tiden ha handledare på plats är både dyrt, resurskrävande och ineffektivt.

Hur kan man använda sig av digitala performance support verktyg som Skillboost för att effektivisera denna process?

Digitalisera kunskapen och informationen

Enligt den traditionella 70-20-10 regeln lär man sig runt 70% bättre om man utför den faktiska arbetsuppgiften medans man enbart lär sig runt 10% om man får informationen levererad till sig i förväg. Att man lär sig snabbare genom att utföra uppgifterna är det nog ingen som motargumenterar, men för att veta hur man ska göra behöver man vägledning.

Genom att skapa korta men tydliga instruktioner som steg-för-steg visar hur man utför de viktigare arbetsmomenten skapar man inte bara en tryggare miljö för den nyanställda, man drar också ner på tiden som en handledare behöver vara närvarande. Genom att skapa dynamiska digitala guider kan man när som från en central plats göra uppdateringar och justeringar i innehållet när ändringar i arbetsflödet uppstår.

Gör den lättillgänglig

Att digitalisera informationen och kunskapen är det första steget, för att satsningen ska ge effekt för individerna i organisationen krävs det att den är lättillgänglig när behovet uppstår. Det har gjorts många undersökningar de senaste 10-20 åren som visar att en anställd lägger allt mellan 15-30% av sin arbetstid på att söka efter information. Dessa siffror får man såklart ta med en nypa salt då variabler som vilken sorts position och arbete individen utför i stor grad påverkar och resulterar i att dessa siffror både kan vara lägre och högre.

Genom att se till att de paketerade instruktionerna finns tillgängliga i de miljöer där individens dagliga arbete utförs gör man det möjligt för dem att utföra arbetsuppgifter även om de stöter på problem och utmaningar, vilket i sin tur resulterar i högre produktivitet. Är man en digital organisation kan man dra nytta av de kommunikations applikationer man dagligen använder, medans andra mer fysiska organisationer kan dra stor nytta av att applicera QR koder på till exempel maskiner och andra föremål.

Utvärdera

För att inte överväldiga sig själva är det bra att redan från start sätta upp en tydlig strategi för på vad, hur och var fokuset ska ligga. Allt behöver inte digitaliseras. För att skapa optimalt med värde är det viktigt att man identifierar vilka arbetsmoment som är mest krävande både från handledarens och den anställdes position. Sätt sedan ut tydliga KPI’er för vad det är ni vill uppnå genom att implementera guiderna. Genom att göra detta faller resten på plats relativt av sig självt då informationen för att se vad som används och vad som behöver optimeras går att utvinna digitalt.


Studier visar att genom att skapa en effektivare miljö för nyanställda har organisationer sett en ökning på upp till 70% i högre produktivitet vid uppstarten.